Guide d’utilisation de Immo

1. Premiers pas

Se connecter

Ouvrez la page Connexion, puis saisissez votre e-mail et votre mot de passe. Pour une nouvelle entreprise, créez votre espace depuis la page Essai gratuit (3 jours, sans carte bancaire). Pour rejoindre une entreprise déjà inscrite, votre compte est créé par son administrateur, qui vous communique un mot de passe initial.

• Changez ce mot de passe dès la première connexion, depuis le menu de votre profil. Un mot de passe compte au moins 8 caractères, avec des lettres et des chiffres.
• Après 5 mots de passe erronés, le compte est verrouillé pendant 15 minutes. L’administrateur peut le débloquer en réinitialisant le mot de passe.
• La session reste ouverte tant que vous utilisez l’application ; « Déconnexion » la ferme immédiatement.

L’écran de travail

Le menu de gauche (bouton menu sur téléphone) regroupe les modules par domaine : Pilotage, Chantiers, Commercial, Catalogue, Achats, Stock, Équipes, Moyens, Finance et Administration. Vous ne voyez que les modules ouverts à votre rôle. Un module que votre formule ne comprend pas reste affiché dans le menu, avec le nom de la formule qui l’inclut (voir Abonnement). Chaque liste propose une recherche, un filtre par période quand c’est pertinent, et un export CSV pour les rôles autorisés.

L’application est en français : connexion, écrans de gestion, mode terrain, portail client, pages ouvertes par vos clients et vos fournisseurs, PDF et e-mails. Seul ce site public existe aussi en arabe.

Découvrir avec un chantier d’exemple

Tant que votre entreprise n’a ni client ni chantier, le tableau de bord de l’administrateur affiche la carte « Découvrir avec un chantier d’exemple ». Le bouton « Créer le chantier d’exemple » ajoute un client, un chantier « villa R+1 » avec ses lots et un devis en brouillon. Ce sont des données ordinaires, nommées « exemple » : vous les modifiez ou les supprimez comme les vôtres. Rien n’est créé sans votre clic.

Les rôles

Un utilisateur a un seul rôle, qui fixe ce qu’il peut consulter, créer, modifier, supprimer, valider et exporter.

La matrice complète, module par module, est affichée dans l’application : Administration → Utilisateurs → Rôles et permissions.

Le rôle « Expert-comptable (externe) » est un accès offert, en lecture seule, pour le cabinet qui tient vos comptes : voir Export comptable et expert-comptable.

2. Chantiers, lots et photos

Le chantier est l’objet central : les achats, les mouvements de stock, les pointages, les contrats de sous-traitance et les factures s’y rattachent. Sa fiche porte le client, les dates, le montant du marché (hors taxes) et le budget de coûts prévu — ces deux montants servent au calcul de la rentabilité.

Statuts d’un chantier

• Préparation
• En attente
• En cours
• Suspendu
• Terminé
• Livré
• Archivé

Lots et tâches

Un chantier se découpe en lots, chacun rattaché à un corps d’état :

• Gros œuvre
• Électricité
• Plomberie
• Menuiserie
• Peinture
• Climatisation
• Carrelage
• Divers

Les tâches décrivent le travail à faire ; leur statut passe de « À faire » à « En cours » puis « Terminée ». La vue d’ensemble du chantier réunit l’avancement, les lots, les tâches, les achats et les coûts.

Journal de chantier

Le chef de chantier ou le conducteur de travaux y consigne le déroulement de la journée. Tous les rôles ayant accès au chantier peuvent le relire.

Photos de chantier

L’onglet « Photos » de la fiche chantier réunit les photos prises au téléphone, depuis cet onglet ou depuis le mode terrain. Elles sont réduites avant l’envoi ; chacune peut recevoir une zone (étage, lot…) et une légende. Cochez « Visible par le client » pour qu’une photo apparaisse sur son portail de suivi ; les autres restent internes.

3. Clients, prospects et devis

Prospects et clients

Un prospect avance dans le pipeline commercial :

• Nouveau
• Contacté
• Visite
• Devis
• Négociation
• Gagné
• Perdu

Lorsqu’un de ses devis est transformé en chantier, le prospect devient automatiquement un client, à l’étape « Gagné ».

Rédiger un devis

1. Dans Commercial → Devis, créez un devis et choisissez le client ou le prospect. Le numéro (DEV-année-numéro) est attribué automatiquement.
2. Ajoutez les lignes : désignation, unité, quantité, prix unitaire, remise en % et taux de TVA. Vous pouvez partir d’un produit du catalogue, ou cliquer sur « Ajouter un ouvrage » pour reprendre une prestation de votre bibliothèque.
3. Les totaux HT, TVA et TTC sont calculés par l’application ; la TVA s’applique au montant net de remise.

Ouvrages et bibliothèque d’ouvrages types

Un ouvrage est une prestation que vous chiffrez souvent : code, désignation, unité, prix de vente et taux de TVA. Les ouvrages se gèrent dans Catalogue → Ouvrages.

• Dans un devis, « Ajouter un ouvrage » ouvre une recherche par code ou par désignation parmi vos ouvrages actifs. La ligne ajoutée reprend la désignation, l’unité, le prix de vente et la TVA de l’ouvrage, avec une quantité de 1 à corriger.
• Tant que vous n’avez aucun ouvrage, l’écran Ouvrages propose la carte « Charger une bibliothèque d’ouvrages types » : le bouton « Charger la bibliothèque » ajoute 44 ouvrages courants de la construction résidentielle, classés par corps d’état.
• Cette bibliothèque fournit les désignations et les unités, pas les prix : ils sont créés à 0 et restent à renseigner par vos soins. Elle ne se charge que dans une liste d’ouvrages vide.

• Gros œuvre
• Maçonnerie
• Étanchéité
• Électricité
• Plomberie sanitaire
• Carrelage et revêtements
• Menuiserie
• Peinture

Modèles de devis

• Enregistrer : sur la fiche d’un devis qui a au moins une ligne, « Enregistrer comme modèle » copie ses lignes (désignations, quantités, prix, remises, TVA) sous le nom de votre choix. Le client, les dates et les totaux ne sont pas repris.
• Réutiliser : dans la liste des devis, « Depuis un modèle » demande le modèle et le client, puis crée un devis en brouillon, daté du jour, avec les lignes et les prix du modèle. Tout reste modifiable avant l’envoi.
• Gérer : le bouton « Modèles » permet de voir les lignes d’un modèle, de le renommer ou de le supprimer. Supprimer un modèle ne modifie pas les devis déjà créés à partir de lui.
• Deux modèles ne peuvent pas porter le même nom, et une entreprise garde au plus 100 modèles. Une ligne liée à un produit retiré du catalogue est conservée, en saisie libre.

Statuts d’un devis

• Brouillon
• Envoyé
• Accepté
• Refusé
• Expiré
• Transformé en chantier

• Seul un devis « Brouillon » est modifiable. Une fois « Envoyé », il peut revenir en brouillon pour correction, ou passer à « Accepté », « Refusé » ou « Expiré ».
• « Dupliquer » crée un nouveau brouillon à partir d’un devis existant — pratique pour une variante.

Acceptation en ligne par le client

Votre client peut accepter ou refuser un devis depuis un lien privé, sans compte à créer.

1. Passez le devis à « Envoyé ». Sur sa fiche, ouvrez « Lien d’acceptation », puis cliquez sur « Créer le lien d’acceptation ». Ce bouton est réservé aux rôles qui peuvent modifier les devis.
2. Copiez le lien, ou envoyez-le par WhatsApp ou par e-mail depuis la fenêtre. Le lien n’est affiché qu’à ce moment : s’il est perdu, utilisez « Régénérer le lien ».
3. Le client ouvre la page, en français : numéro du devis, date de validité, détail des lignes, totaux, vos notes et conditions, et un bouton pour télécharger le PDF.
4. Pour accepter, il saisit son nom complet, coche « J’ai lu et j’accepte ce devis », puis clique sur « J’accepte ce devis ». Pour refuser, il clique sur « Je refuse » et peut indiquer un motif (500 caractères au plus).

Le devis passe alors à « Accepté » ou à « Refusé », et l’auteur du devis est prévenu par e-mail. La fiche du devis affiche ce qui a été enregistré : le nom saisi par le client, la date et l’heure de sa réponse et son adresse IP — ou le motif du refus. La réponse est aussi inscrite au journal d’audit. Depuis sa page, le client ne peut plus la modifier.

Le lien cesse de fonctionner dans les cas suivants :

• à la fin de la journée de validité du devis (« Valable jusqu’au ») ; si le devis n’a pas de date de validité à venir, 30 jours après la création du lien ;
• dès que vous cliquez sur « Régénérer le lien » (l’ancien lien est remplacé) ou sur « Désactiver le lien » ;
• si le devis repasse en brouillon ou s’il est supprimé ;
• si vous donnez vous-même une issue au devis (accepté, refusé, expiré) : la page indique alors que le devis n’est plus ouvert à l’acceptation en ligne.

Transformer un devis en chantier

Sur un devis « Accepté », l’action « Transformer en chantier » crée le chantier (statut « Préparation ») avec le total HT du devis comme montant du marché. Si le devis était déjà rattaché à un chantier, celui-ci est repris et son montant du marché n’est renseigné que s’il était vide. Le devis passe alors à « Transformé en chantier » et ne peut plus être supprimé. Cette action demande le droit « valider » sur les devis.

PDF du devis

Depuis la fiche du devis, « Voir le PDF » ouvre le document et « Télécharger » l’enregistre : logo et coordonnées de votre entreprise, lignes, totaux, montant en toutes lettres et pied de page. « Partager » crée un lien vers ce PDF à envoyer par WhatsApp ou par e-mail (voir Partage de documents). Le logo et le pied de page se règlent dans Administration → Entreprise.

4. Achats, consultation en ligne et comparateur

Un achat suit toujours le même chemin, de l’expression du besoin à la réception :

1. Demande d’achatLe chantier liste les produits et les quantités dont il a besoin. La demande (DA-année-numéro) reste modifiable tant qu’elle est « Brouillon ».
2. ValidationUne fois « Soumise » (au moins une ligne), un responsable disposant du droit « valider » la passe à « Validée » ou « Rejetée ».
3. Offres fournisseursConsultez vos fournisseurs en ligne (voir ci-dessous) ou saisissez vous-même, pour chaque fournisseur, le prix unitaire et la remise de chaque ligne, les frais de transport et le délai de livraison. Une ligne peut être marquée non disponible. Dès la première offre, la demande passe « En consultation ».
4. ComparateurLe tableau croise les lignes de la demande et les offres ; voir le détail ci-dessous.
5. Bons de commandeChoisissez un fournisseur unique (son offre doit couvrir toutes les lignes) ou la meilleure combinaison : un bon de commande (BC-année-numéro) est généré par fournisseur retenu et la demande passe à « Commandée ».
6. RéceptionÀ la livraison, saisissez les quantités reçues et le dépôt de destination. Un bon de réception est créé et le stock de ce dépôt augmente.

Consultation en ligne des fournisseurs

1. Sur la demande d’achat, cliquez sur « Consulter des fournisseurs » et cochez ceux à interroger. Chaque fournisseur doit avoir une adresse e-mail sur sa fiche.
2. Chacun reçoit par e-mail un lien personnel, valable 14 jours. Il n’a pas de compte à créer.
3. Sur sa page, il saisit ses prix unitaires hors taxes, sa remise, ses frais de transport, son délai de livraison, ses conditions de paiement et sa garantie ; il peut cocher « Non disponible » sur une ligne, puis corriger son offre tant que la commande n’est pas passée.
4. Son offre apparaît dans la demande d’achat et dans le comparateur ; vous êtes prévenu par une notification.

La page ouverte par le fournisseur est en français. Ses prix ne sont visibles que par votre entreprise.

Lire le comparateur

Tous les montants comparés sont hors taxes et nets de remise.

• Meilleur prix par ligne : l’offre la moins chère de chaque ligne est mise en évidence.
• Total par fournisseur : lignes proposées + transport, avec l’indication des offres incomplètes.
• Meilleur fournisseur unique : l’offre complète la moins chère, transport compris.
• Meilleure combinaison : la répartition entre fournisseurs qui coûte le moins cher, transport de chaque fournisseur retenu compris. À coût égal, l’application préfère le moins de fournisseurs, puis les mieux notés.
• Économie : écart entre la meilleure combinaison et le meilleur fournisseur unique, et par rapport à l’offre complète la plus chère.

Statuts d’une offre fournisseur :

• Demandé
• Reçu
• Retenu
• Rejeté

Statuts d’un bon de commande

• Brouillon
• Envoyée
• Reçue partiellement
• Reçue
• Annulée

• Une commande se réceptionne lorsqu’elle est « Envoyée » ou « Reçue partiellement ». Elle passe à « Reçue » quand tout est livré.
• La quantité reçue ne peut pas dépasser le reste à livrer de la ligne.
• Une commande ne peut plus être annulée dès qu’une réception a été enregistrée.

5. Espace fournisseur

Vous pouvez ouvrir à chacun de vos fournisseurs un espace en ligne à son nom : il y tient son catalogue, répond à vos demandes de prix et confirme vos bons de commande. C’est une fonction comprise dans les formules Pro et Entreprise.

Côté entreprise

1. Dans Achats → Fournisseurs, renseignez l’adresse e-mail du fournisseur, puis ouvrez « Espace fournisseur » sur sa ligne et choisissez « Créer l’accès fournisseur ».
2. Le fournisseur reçoit un e-mail avec un lien, valable 7 jours, pour choisir son mot de passe. Son identifiant est cette adresse e-mail ; une adresse ne peut servir qu’à un seul compte.
3. La ligne du fournisseur indique l’état de l’accès : invitation envoyée, actif ou bloqué. Vous pouvez renvoyer l’invitation, envoyer un lien de réinitialisation du mot de passe, bloquer l’accès (le fournisseur est déconnecté aussitôt) ou le débloquer. Désactiver ou supprimer le fournisseur ferme aussi son accès.
4. « Catalogue du fournisseur », sur la même ligne, affiche ses articles. « Ajouter à mes produits » en fait des produits de votre catalogue, avec un prix d’achat à 0 que vous renseignez ensuite ; un produit déjà présent (même référence ou même désignation) n’est pas recréé.
5. Quand vous passez un bon de commande de « brouillon » à « envoyé », le fournisseur reçoit un e-mail avec le lien vers le PDF, le chantier et le lieu de livraison. « Renvoyer au fournisseur » renvoie cet e-mail. Sa confirmation et sa date de livraison apparaissent sur le bon de commande, et vous en êtes prévenu par une notification.

• Ce que le fournisseur voit : son catalogue, les demandes de prix que vous lui avez adressées, ses propres bons de commande (jamais vos brouillons) avec le chantier et l’adresse de livraison, et ses coordonnées.
• Ce qu’il ne voit pas : tout le reste — vos autres fournisseurs et leurs prix, vos clients, vos chantiers, votre stock, vos factures.
• Un compte fournisseur ne compte pas dans la limite d’utilisateurs de votre formule et n’apparaît pas dans Administration → Utilisateurs.

Côté fournisseur

• Mon catalogue : les articles vendus, classés par catégorie, avec référence, unité et description — sans prix ni stock. Un article peut être masqué sans être supprimé.
• Importer : un fichier PDF ou Excel (5 Mo au maximum) est lu automatiquement. Un aperçu est proposé ; le fournisseur corrige les désignations, complète les catégories, décoche ce qu’il ne veut pas, puis importe. Rien n’est enregistré avant cette confirmation, et les articles déjà au catalogue sont ignorés. Un PDF numérisé (une image) ne peut pas être lu.
• Demandes de prix : le même formulaire que le lien de consultation reçu par e-mail. Une offre transmise depuis l’espace n’y est plus modifiable.
• Bons de commande : lignes, total, PDF, lieu de livraison avec un lien « Voir sur la carte », et « Confirmer la commande » avec une date de livraison et un message facultatifs.
• Mon compte : nom du contact, téléphone, adresse, ville et mot de passe. La raison sociale, le matricule fiscal et l’adresse e-mail restent tenus par votre entreprise.

Mot de passe perdu : « Mot de passe oublié ? », sur la page de connexion, envoie un lien valable 1 heure. Ce lien existe pour tous les comptes de l’application.

6. Stock

Dépôts

Le stock est tenu par produit et par emplacement. Un emplacement peut être :

• Dépôt central
• Chantier
• Véhicule
• Magasin

Types de mouvement

Un mouvement qui rendrait le stock négatif est refusé, avec l’indication de la quantité disponible. Chaque mouvement est conservé dans l’historique.

Alertes

• Rupture : la quantité en stock est nulle.
• Stock faible : la quantité est inférieure ou égale au stock minimum défini sur le produit.

7. Pointage et affiche QR

Feuille du jour

Dans Équipes → Pointage, choisissez la date, puis filtrez par chantier ou par équipe. La feuille liste les employés concernés ; pour chacun, indiquez le statut et, s’il est présent, l’heure d’arrivée et de départ.

• Présent
• Absent
• Retard
• Congé
• Déplacement

• Les heures sont calculées par l’application à partir des horaires : une pause de 60 minutes est déduite des journées de plus de 6 heures, et le temps au-delà de 8 heures est compté en heures supplémentaires.
• Un départ antérieur à l’arrivée est traité comme un poste de nuit.
• Un employé dont le compte est relié à sa fiche peut pointer lui-même son arrivée et son départ depuis « Mon pointage » ; l’heure retenue est celle du serveur.

Validation

Le chef de chantier ou le conducteur de travaux valide les pointages d’une journée, pour un chantier ou pour tous. Une ligne validée n’est plus modifiable par un rôle qui n’a pas le droit « valider », ni par l’employé lui-même.

Affiche QR de pointage

Sur la fiche d’un chantier, onglet « Équipe », le bouton « QR de pointage » ouvre une affiche à imprimer : nom du chantier, QR code et consignes en français et en arabe. L’employé scanne le code avec l’appareil photo de son téléphone, se connecte si on le lui demande, puis pointe son arrivée ou son départ sur ce chantier. Le pointage reste réservé aux comptes reliés à une fiche employé.

Récapitulatif mensuel

Le récapitulatif donne, par employé et pour le mois choisi, le nombre de jours par statut, les heures normales, les heures supplémentaires et le coût de main-d’œuvre correspondant. Il sert de base à la préparation de la paie et alimente la rentabilité des chantiers.

8. Mode terrain hors connexion

Le mode terrain (menu Chantiers → Mode terrain) est un écran prévu pour le téléphone : il réunit le pointage personnel, les photos de chantier et la saisie d’un plein de carburant. Le pointage et les photos restent utilisables sans réseau. Il est en français, comme le reste de l’application.

Ce qui fonctionne sans réseau

• Pointer l’arrivée et le départ. En ligne, l’heure enregistrée est celle du serveur (heure de Tunis). Hors connexion, c’est l’heure du téléphone : le pointage est marqué « Saisi hors connexion » et reste à valider par le chef de chantier.
• Prendre des photos de chantier. Choisissez d’abord le chantier ; les photos sont réduites sur le téléphone et restent sur l’appareil jusqu’à leur envoi.

Ce qui demande une connexion

La carte « Plein de carburant » n’enregistre qu’en ligne : un plein n’est pas mis en file d’attente. Sans réseau, notez les litres, le montant et le compteur, puis saisissez-les au retour de la connexion. Voir Véhicules, chauffeurs et carburant.

La file d’attente

Tout ce qui est saisi sans réseau apparaît dans la carte « File d’attente ». L’envoi part au retour du réseau tant que la page est ouverte, ou à sa prochaine ouverture ; le bouton « Synchroniser maintenant » le déclenche à la main. Il n’y a pas d’envoi en arrière-plan, application fermée.

Installer l’application sur le téléphone

Immo est une application web installable : depuis le menu du navigateur du téléphone, choisissez « Ajouter à l’écran d’accueil » (ou « Installer l’application »). Il n’y a pas d’application à télécharger depuis un magasin d’applications.

9. Véhicules, chauffeurs et carburant

Les véhicules se gèrent dans Moyens → Matériel & engins, avec le reste du matériel : il n’y a pas de liste de véhicules à part. L’écran a trois onglets : « Matériel & engins », « Affectations » et « Carburant ».

Fiche d’un véhicule ou d’un engin

En plus du code, du nom, du type et du statut, la fiche d’un matériel porte :

• Véhicule : « Immatriculation », « Chauffeur habituel » (un employé) et « Coût journalier imputé au chantier », en DT par jour d’affectation (0 = rien n’est imputé).
• Échéances administratives : trois dates — « Assurance », « Visite technique » et « Vignette ».

Le coût journalier n’est affiché qu’aux rôles qui consultent la rentabilité, une fonction comprise dans les formules Pro et Entreprise. Dans la liste, une échéance à 30 jours ou moins est signalée sous le nom de l’engin (« expire dans 12 jours », « expirée depuis 3 jours »).

Chauffeurs

Un chauffeur est un employé : il n’y a pas de fiche à part. Sa fiche, dans Équipes → Employés, porte la rubrique « Permis de conduire », avec « N° de permis » et « Validité du permis ». Un permis qui expire dans 30 jours ou moins est signalé dans la liste des employés.

Affecter un engin à un chantier

1. Dans l’onglet « Affectations », créez une affectation : matériel, chantier, date de début et, si vous la connaissez, date de fin. Laissez la fin vide tant que l’engin reste sur le chantier.
2. Le chauffeur est facultatif : laissé vide, c’est le chauffeur habituel de l’engin qui est repris.
3. Depuis la liste du matériel, l’icône « Affectations de cet engin » ouvre ses affectations.

• Un engin ne peut pas avoir deux affectations dont les périodes se chevauchent : la seconde est refusée, avec le nom du chantier et les dates en conflit.
• Tant qu’une affectation couvre la date du jour, l’engin passe au statut « Affecté » sur ce chantier ; un engin « En maintenance » ou « Hors service » garde son statut.
• L’engin d’une affectation ne se change pas : terminez-la et créez-en une nouvelle.

Coût d’une affectation = jours écoulés × coût journalierJours comptés du début à la fin de l’affectation, ou à aujourd’hui si elle est en cours, bornes comprises. Les jours à venir ne comptent pas.

Le coût journalier est copié de la fiche de l’engin à la création de l’affectation, puis figé : modifier ensuite le tarif de l’engin ne change pas le coût déjà porté par le chantier.

Pleins de carburant

Un plein s’enregistre de deux façons :

• Au bureau, dans l’onglet « Carburant » : date, matériel, chantier, « Plein fait par », litres, montant en DT et, si vous le relevez, le compteur (km ou heures).
• Sur le terrain, dans Chantiers → Mode terrain, carte « Plein de carburant » : véhicule ou engin, litres, montant et compteur, puis « Enregistrer le plein ». Le plein est rattaché au chantier choisi en haut de la page ou, à défaut, à celui de votre pointage du jour. Cette carte demande une connexion.

• La carte du mode terrain propose les engins motorisés (véhicule, camion, bétonnière, grue, pelle, nacelle) qui ne sont pas hors service. Elle s’affiche pour les rôles qui peuvent créer dans « Matériel & engins ».
• La date d’un plein ne peut pas être dans le futur.
• Un compteur relevé met à jour le compteur de l’engin s’il est supérieur : le compteur ne recule jamais.
• Le chantier est facultatif ; sans chantier, le plein n’est imputé à aucun chantier.

Effet sur le coût du chantier

Le coût des affectations et le montant des pleins rattachés à un chantier s’ajoutent à son poste « Matériel », donc à son coût réel et à sa rentabilité. Sur la fiche du chantier, l’onglet « Engins » liste les engins affectés, leurs dates et leur chauffeur, et rappelle le total du carburant.

Rappels d’échéance

Un contrôle quotidien surveille l’assurance, la visite technique et la vignette de chaque engin, ainsi que le permis de chaque employé actif.

• Trois rappels par échéance : 30 jours avant, 7 jours avant, puis le jour même. Une échéance saisie tardivement ne déclenche que le rappel du moment.
• Les administrateurs et les directeurs reçoivent un seul e-mail, qui regroupe toutes les échéances du jour ; une notification apparaît aussi dans l’application.
• Les échéances d’un engin « Hors service » ne sont pas rappelées.
• Renouvelez la date sur la fiche pour faire repartir le cycle des rappels.

10. Situations de travaux, factures et rentabilité

Le module Finance regroupe les situations de travaux, les factures clients (acompte, avancement, situation, décompte, avoir), les factures fournisseurs et les paiements — encaissements et décaissements. La rentabilité, elle, ne se saisit pas : elle est calculée à partir de ce qui a été enregistré sur le chantier.

Situations de travaux

1. Dans Finance → Situations de travaux, créez une situation pour un chantier. Elle reprend ses lots et leur montant de marché ; son numéro (SIT-année-numéro) est attribué automatiquement.
2. Indiquez l’avancement cumulé de chaque lot. L’application calcule les travaux cumulés, retire les travaux des situations précédentes et obtient les travaux de la période.
3. Le récapitulatif ajoute la TVA, puis déduit la retenue de garantie et l’acompte : il affiche le net à payer. Le timbre fiscal et la retenue à la source de votre entreprise y figurent lorsqu’ils sont renseignés (voir ci-dessous).
4. Tant qu’elle est en brouillon, la situation se modifie ou se supprime. « Valider et facturer » la fige et crée la facture client correspondante, avec ses lignes et son PDF.

Pour comprendre le calcul avec un exemple chiffré, lisez nos guides : la situation de travaux et la retenue de garantie.

Timbre fiscal, retenue à la source et TVA par taux

Ces options concernent les factures clients. Elles sont facultatives : à 0, rien ne change sur vos factures.

• Valeurs par défaut : dans Administration → Entreprise, les champs « Timbre fiscal par facture (DT) » et « Retenue à la source par défaut (%) » fixent ce qui est proposé sur chaque nouvelle facture client, y compris celle créée depuis une situation de travaux.
• Factures déjà créées : quand vous modifiez l’une de ces deux valeurs, une case « Appliquer aussi aux factures clients existantes non soldées » apparaît, cochée. À l’enregistrement, le net à payer des brouillons et des factures validées ou partiellement payées est recalculé ; les factures payées ou annulées et les avoirs ne changent pas. Décochez-la pour n’appliquer la nouvelle valeur qu’aux prochaines factures.
• Factures fournisseurs : dans Finance → Factures fournisseurs, chaque ligne a les mêmes icônes « voir » et « télécharger » que les factures clients. Le PDF est une fiche récapitulative (fournisseur, numéro, montants, reste à régler) ; la facture originale du fournisseur fait foi.
• Facture par facture : les champs « Timbre fiscal (DT) » et « Retenue à la source (%) » de la facture restent modifiables tant qu’elle est en brouillon.
• TVA par taux : le PDF de la facture détaille, pour chaque taux, la base HT et la TVA. À l’écran, ce détail apparaît dès que les lignes portent plusieurs taux. La TVA d’un taux est la somme des TVA de ses lignes.

Net à payer = TTC + timbre fiscal − retenue de garantie − acompte − retenue à la sourceTTC = HT + TVA. Retenue à la source = taux saisi × TTC, arrondie au millime. Reste à régler = net à payer − montant encaissé.

Le timbre fiscal est un montant fixe ajouté après la TVA : il n’entre ni dans le TTC, ni dans la base de la TVA, ni dans la base de la retenue à la source.

Relancer une facture impayée

Sur une facture client validée ou partiellement payée qui garde un reste à régler, le bouton « Relancer » ouvre la fenêtre de relance. Il n’apparaît ni sur un brouillon, ni sur une facture payée ou annulée, ni sur un avoir, et il est réservé aux rôles qui peuvent modifier les factures clients.

• La fenêtre propose un message que vous relisez et corrigez. Il contient un lien vers le PDF de la facture, créé au moment de l’envoi et valable 30 jours.
• « Envoyer par e-mail » : l’e-mail part à l’adresse de la fiche du client, au nom de votre entreprise. Le client répond à l’adresse e-mail de votre entreprise ou, si elle n’est pas renseignée, à la vôtre.
• « Ouvrir WhatsApp » : la conversation avec le client s’ouvre, message pré-rempli ; il vous reste à l’envoyer. L’application ne sait pas si le message est parti : l’historique note « WhatsApp ouvert ».
• Un canal est indisponible si la fiche du client n’a pas d’adresse e-mail, ou pas de numéro de téléphone utilisable : la fenêtre l’indique.
• Un seul e-mail de relance par facture et par heure, relances automatiques comprises.
• La fenêtre garde l’historique des relances de la facture : date, canal, destinataire et auteur.

Relances automatiques (sur option)

Les relances automatiques sont désactivées par défaut, car les e-mails partent à vos clients. L’administrateur les active dans Administration → Entreprise, carte « Relances automatiques des factures impayées », avec l’interrupteur « Relancer automatiquement mes clients par e-mail ». L’adresse e-mail de votre entreprise doit être renseignée : vos clients y répondent.

• Factures concernées : validées ou partiellement payées, hors avoirs, avec une échéance dépassée, un reste à régler et un client qui a une adresse e-mail. Une facture sans échéance n’est jamais relancée.
• Paliers : des nombres de jours de retard après l’échéance, 7, 15, 30 par défaut. Vous choisissez de 1 à 5 paliers, entre 1 et 120 jours.
• Le contrôle a lieu une fois par jour. Chaque palier n’est envoyé qu’une fois ; si plusieurs paliers sont déjà dépassés, seul le plus élevé part et les paliers inférieurs ne partiront plus.
• Aucun e-mail automatique ne part pour une facture relancée par e-mail depuis moins de 2 jours, à la main ou automatiquement : le palier est reporté au contrôle suivant.
• Au plus 50 e-mails par entreprise et par jour ; le reste part les jours suivants.
• L’e-mail indique le numéro de la facture, son échéance, le montant restant et un lien vers le PDF. Un résumé apparaît dans vos notifications après chaque envoi.
• Si vous repoussez l’échéance d’une facture déjà relancée, les paliers déjà envoyés ne repartent pas.

Coût réel d’un chantier

Coût réel = achats réceptionnés + main-d’œuvre pointée + sous-traitance + matérielTous les montants sont hors taxes.

• Achats réceptionnés : valeur des quantités effectivement reçues sur les bons de commande du chantier — une commande non livrée ne pèse pas encore sur le coût.
• Main-d’œuvre pointée : heures pointées sur le chantier × coût horaire de l’employé ; les heures supplémentaires sont majorées de 25 %.
• Sous-traitance : montant de chaque contrat × son pourcentage d’avancement.
• Matériel : affectations d’engins (jours écoulés × coût journalier), carburant rattaché au chantier et maintenance des engins actuellement affectés au chantier. Voir Véhicules, chauffeurs et carburant.

Marge et écarts

Alertes de dépassement de budget

Quand le coût réel d’un chantier actif atteint 80 % puis 100 % de son budget, les administrateurs et les directeurs sont prévenus par e-mail, et les utilisateurs qui consultent la rentabilité par une notification.

• Le contrôle a lieu une fois par jour, sur les chantiers au statut « Préparation », « En attente », « En cours », « Suspendu » qui ont un budget saisi. Un chantier sans budget est ignoré.
• Chaque seuil n’est signalé qu’une fois par chantier, même si la consommation redescend puis remonte. Si 100 % est atteint d’emblée, seule l’alerte des 100 % est envoyée.
• L’alerte porte sur le chantier entier, pas sur chaque lot : les dépenses sont rattachées au chantier, pas à ses lots.
• Les alertes sont activées par défaut. L’administrateur les coupe dans Administration → Entreprise, interrupteur « Alertes de dépassement de budget ».

11. Export comptable et expert-comptable

Exporter les journaux d’une période

1. Ouvrez Finance → Export comptable.
2. Choisissez la période : « Ce mois », « Mois dernier », « Ce trimestre », « Trimestre dernier », « Cette année », ou vos propres dates (deux ans au plus).
3. L’écran affiche ce que contiendront les fichiers : nombre de factures, totaux, TVA collectée par taux, et le nombre de brouillons et de factures annulées laissés de côté.
4. Cliquez sur « Télécharger le CSV » sous « Journal des ventes » ou sous « Journal des achats ».

• Les factures sont retenues selon leur date. Seules figurent les factures validées, partiellement payées ou payées ; les brouillons et les factures annulées sont exclus.
• Dans le journal des ventes, un avoir est porté en négatif. Si les totaux d’une facture s’écartent de ses lignes, l’écart apparaît dans deux colonnes « non ventilée », pour que la somme des colonnes retombe sur le total.
• Dans le journal des achats, la TVA n’est pas détaillée par taux : les factures fournisseurs sont saisies par leurs totaux.
• Chaque fichier se termine par une ligne « TOTAL ».
• Format : CSV encodé en UTF-8, séparateur point-virgule, virgule décimale, montants à 3 décimales, dates au format jj/mm/aaaa. Il s’ouvre directement dans Excel.
• Au-delà de 10 000 factures sur la période, l’application demande de la réduire et d’exporter en plusieurs fois.

Donner un accès à votre expert-comptable

Dans Administration → Utilisateurs, créez un compte avec le rôle « Expert-comptable (externe) ».

• Ce qu’il voit, en lecture seule : factures clients et fournisseurs, paiements, situations de travaux, clients, fournisseurs, devis et export comptable — dans la limite de ce que comprend votre formule. Il peut télécharger les deux journaux.
• Ce qu’il ne voit pas : le tableau de bord, les chantiers, le stock, les équipes, les utilisateurs. Il ne peut rien créer, modifier, valider ni supprimer.
• Compte offert : il ne compte pas dans la limite d’utilisateurs de votre formule. Une entreprise peut avoir au plus 2 comptes de ce rôle actifs en même temps.
• Un compte est rattaché à une seule entreprise : un cabinet qui suit plusieurs entreprises utilise une adresse e-mail différente pour chacune.

12. Portail client, rapport d’avancement et partage

Portail de suivi du client

1. Sur la fiche du chantier, ouvrez « Portail client », puis « Activer et obtenir le lien ».
2. Envoyez ce lien privé à votre client, par WhatsApp ou par e-mail, ou copiez-le. Il n’a pas de compte à créer.
3. « Régénérer le lien » remplace le lien (l’ancien cesse de fonctionner) ; « Désactiver le portail » le ferme.

Le portail est en français. Le client y voit :

• l’état du chantier, ses dates, l’avancement global et l’avancement de chaque lot ;
• les photos marquées « Visible par le client » ;
• ses factures validées, téléchargeables en PDF, avec ce qui est réglé et ce qui reste à payer.

Il n’y voit ni budgets, ni coûts, ni marges.

Rapport d’avancement pour le client

Sur la fiche du chantier, « Rapport d’avancement » produit un PDF à remettre à votre client.

1. Choisissez la période (les sept derniers jours sont proposés).
2. Rédigez, si vous le souhaitez, « Travaux réalisés » et « Prochaines étapes » (1 500 caractères chacun au plus).
3. Activez ou non « Inclure les photos du chantier », puis cliquez sur « Télécharger ».

• Ce qu’il contient : l’en-tête de votre entreprise avec son logo, le chantier et le client, la période, l’avancement global et celui de chaque lot, vos deux textes, et les photos marquées « Visible par le client » prises pendant la période — les 8 plus récentes au plus.
• Ce qu’il ne contient jamais : budget, coût, marge, achats, pointage. Il ne montre rien de plus que le portail client.
• Le rapport n’est pas conservé en ligne. Une fois téléchargé, « Message WhatsApp » et « Message e-mail » préparent un message auquel vous joignez le PDF ; sur un téléphone qui le permet, « Partager le PDF » transmet directement le fichier.
• Il faut le droit de modifier les chantiers, et une formule qui comprend le portail client : c’est une fonction comprise dans les formules Pro et Entreprise.

Partage de documents

Sur un devis, une facture ou un bon de commande, « Partager » crée un lien public vers le PDF, valable 30 jours, à copier ou à envoyer par WhatsApp ou par e-mail. L’envoi se fait depuis votre propre WhatsApp ou votre messagerie : l’application prépare le message, elle n’envoie rien à votre place.

13. Administration et import CSV

Utilisateurs

• Créer : nom, e-mail (identifiant de connexion, unique), téléphone, rôle et mot de passe initial.
• Modifier : nom, téléphone, rôle, compte actif ou non. Désactiver un compte ferme ses sessions.
• Réinitialiser le mot de passe : définit un nouveau mot de passe, déverrouille le compte et ferme ses sessions ouvertes.
• Supprimer : le compte ne peut plus se connecter et son e-mail redevient utilisable ; l’historique de ses actions est conservé.

Deux garde-fous : vous ne pouvez ni désactiver, ni rétrograder, ni supprimer votre propre compte, et une entreprise conserve toujours au moins un administrateur actif. L’onglet « Rôles et permissions » affiche ce que chaque rôle peut faire.

Entreprise

Le profil de l’entreprise alimente vos documents : raison sociale, matricule fiscal, adresse, ville, téléphone, e-mail, RIB, logo (image PNG ou JPG, 500 Ko au plus), taux de TVA par défaut, devise, timbre fiscal et retenue à la source proposés sur les factures clients (voir Timbre fiscal et retenue à la source) et pied de page des devis. Le logo apparaît sur vos devis, factures et bons de commande. Seul l’administrateur peut modifier ce profil.

Le même écran réunit les réglages de votre entreprise : Mon abonnement, relances automatiques des factures, rapport hebdomadaire, alertes de budget, parrainage et mise en route accompagnée.

Rapport hebdomadaire par e-mail

Chaque début de semaine, les administrateurs et les directeurs reçoivent par e-mail l’essentiel à suivre : chantiers en cours et leur avancement, devis en attente de réponse, factures clients impayées, produits sous leur seuil de stock et demandes d’achat à valider. Une rubrique dont le module n’est pas compris dans votre formule n’y figure pas, et aucun e-mail n’est envoyé quand il n’y a rien à signaler.

Le rapport est activé par défaut. L’administrateur le coupe ou le rétablit avec l’interrupteur « Rapport hebdomadaire par e-mail », dans Administration → Entreprise.

Exporter vos données

Dans Administration → Entreprise, la carte « Vos données » permet à l’administrateur de télécharger les données de son entreprise dans un fichier (format JSON).

Import CSV

Les listes de clients, prospects, contacts, fournisseurs, produits, catégories et employés proposent « Importer ». L’import se fait en deux temps : le fichier CSV est d’abord vérifié et l’application indique combien de lignes sont valides et lesquelles posent problème ; rien n’est enregistré avant votre confirmation. Depuis Excel, utilisez « Enregistrer sous » puis le format CSV.

Mise en route accompagnée

Plutôt que d’importer vous-même, vous pouvez confier votre fichier existant (clients, produits, fournisseurs, liste de prix) à l’équipe DevHos, qui l’importe dans votre espace.

1. Dans Administration → Entreprise, carte « Mise en route accompagnée », cliquez sur « Choisir un fichier » : un fichier Excel (.xlsx, .xls) ou CSV de 5 Mo au plus.
2. Décrivez si besoin ce qu’il contient, cochez l’autorisation d’import, puis cliquez sur « Envoyer mon fichier ». Seul l’administrateur peut envoyer une demande, et une seule demande peut être ouverte à la fois.
3. Suivez son statut dans « Vos demandes ». Tant qu’elle est « En attente », vous pouvez l’annuler.
4. Quand l’import est fait, vous recevez une notification « Mise en route terminée ».

• En attente
• En cours
• Terminée
• Annulée

• L’équipe DevHos ne peut importer dans votre espace que pendant que votre demande est « En cours » : votre demande vaut autorisation, et plus aucun import n’est possible une fois qu’elle est close.
• Elle utilise le même import que le vôtre, avec les mêmes contrôles, pour les mêmes listes.
• Chaque import fait pour votre compte est inscrit dans le journal d’audit de votre entreprise : vous voyez ce qui a été ajouté, et par qui.
• Votre fichier est supprimé dès que la demande est terminée ou annulée.

Journal d’audit

Le journal liste, du plus récent au plus ancien, les connexions, les échecs de connexion, les changements de mot de passe et toutes les créations, modifications et suppressions : date, utilisateur, action, élément concerné et adresse IP. Il se filtre par action, par e-mail et par période. Il est en lecture seule et limité à votre entreprise.

14. Abonnement, formules et parrainage

Un nouvel espace commence par un essai gratuit (3 jours), pendant lequel toutes les fonctions sont ouvertes, sans limite de quantité. Ensuite, votre entreprise s’abonne à une formule, pour 6 mois ou pour 1 an. Il n’y a pas de paiement en ligne : l’administrateur de votre entreprise envoie une demande, et DevHos l’active après règlement. Les formules et leurs prix sont présentés sur la page Tarifs.

Ce que comprend chaque formule

Le contenu de chaque formule est fixé par DevHos et peut évoluer : le tableau comparatif de la page Tarifs fait foi, et l’application applique exactement ce tableau. À ce jour :

L’accompagnement proposé avec certaines formules (import de vos données, formation, paramétrage : voir la page Tarifs) est un service de l’équipe DevHos, pas une fonction du logiciel.

Module hors formule

Un module que votre formule ne comprend pas reste dans le menu, avec le nom de la formule qui l’inclut. En l’ouvrant, vous lisez ce qu’il fait et quelles formules le comprennent. L’administrateur y trouve le bouton pour demander cette formule, qui mène à « Mon abonnement » ; les autres utilisateurs sont invités à s’adresser à lui. Vos données existantes sont conservées : un changement de formule ne supprime rien.

Limites d’utilisateurs et de chantiers

• Une formule peut limiter le nombre d’utilisateurs actifs, de chantiers actifs et de fournisseurs actifs. Ces limites sont fixées par DevHos ; lorsqu’il y en a, elles sont affichées sur la page Tarifs et dans votre carte « Mon abonnement », avec votre consommation, sur les lignes « Utilisateurs actifs », « Chantiers actifs » et « Fournisseurs actifs ».
• Un chantier est actif tant que son statut est « Préparation », « En attente », « En cours », « Suspendu ». Terminer ou archiver un chantier libère une place.
• Les comptes désactivés ou supprimés ne comptent pas, ni le compte de démonstration, ni les comptes « Expert-comptable (externe) », ni les comptes de l’espace fournisseur.
• Quand la limite est atteinte, la création d’un utilisateur, d’un chantier ou d’un fournisseur de plus est refusée, avec un message qui indique la limite et comment la lever.
• Pendant l’essai gratuit, aucune limite ne s’applique.

Demander ou renouveler un abonnement

1. Ouvrez Administration → Entreprise : la carte « Mon abonnement » rappelle votre formule, son état et son échéance.
2. Cliquez sur « Demander un abonnement » — ou « Renouveler ou changer de formule » si vous êtes déjà abonné.
3. Choisissez la formule et la durée (6 mois ou 1 an), puis cliquez sur « Envoyer la demande ».
4. DevHos active ou refuse la demande ; vous êtes prévenu dans l’application et par e-mail.

• Seul l’administrateur de l’entreprise peut envoyer une demande. Elle reste possible quand l’essai ou l’abonnement est terminé.
• Une seule demande à la fois : « Modifier ma demande » la remplace, « Annuler la demande » la retire sans changer votre accès actuel.

Proforma et justificatif de virement

• Coordonnées de règlement : la fenêtre de demande et la carte « Mon abonnement » affichent les instructions, la banque et le RIB renseignés par DevHos.
• « Télécharger la proforma » : un PDF au nom de votre entreprise, avec la formule, la durée et le prix hors taxes. C’est un document non fiscal, destiné à préparer votre virement. Pour une formule dont le prix est « sur demande », DevHos vous adresse la proforma.
• « Joindre le justificatif de virement » : une fois la demande envoyée, déposez un fichier PDF, PNG ou JPG de 2 Mo au plus. Vous pouvez le remplacer ou le retirer tant que la demande est en attente.
• Le justificatif est transmis à DevHos, puis effacé une fois la demande traitée ou annulée.

Échéance et rappels

À l’échéance de l’essai ou de l’abonnement, l’accès est suspendu et vos données sont conservées ; l’écran affiché permet à l’administrateur d’envoyer sa demande d’abonnement et d’écrire à DevHos par e-mail — ou par WhatsApp lorsque ce bouton est proposé. Avant cela, les administrateurs de l’entreprise reçoivent des rappels par e-mail, doublés d’une notification dans l’application :

• Essai gratuit : trois jours avant la fin, la veille, puis une fois l’essai terminé.
• Abonnement : quatorze jours avant l’échéance, trois jours avant, puis à l’échéance.

Parrainage

Lorsque le parrainage est proposé, la carte « Parrainage » de Administration → Entreprise affiche votre code et votre lien d’inscription à partager, avec les boutons « Copier » et « WhatsApp ».

• L’entreprise qui s’inscrit avec votre lien démarre son essai gratuit comme les autres.
• Quand elle active son premier abonnement, votre abonnement est prolongé — ou votre essai, si vous êtes encore en essai. Le nombre de jours est indiqué dans votre carte Parrainage.
• La prolongation est accordée une seule fois par entreprise parrainée. Vous en êtes prévenu par une notification et par e-mail.
• La carte liste vos entreprises parrainées et leur état : « En essai », « Abonnée » ou « Essai terminé ».

15. Sécurité et double authentification

• Rôles et permissions : chaque appel au serveur vérifie le rôle de l’utilisateur pour le module et l’action demandés. Masquer un bouton à l’écran n’est qu’un confort ; le contrôle est fait côté serveur.
• Isolation des entreprises : chaque donnée porte l’identifiant de son entreprise et chaque requête est filtrée sur l’entreprise du compte connecté. Les identifiants reçus dans une requête sont revérifiés avant usage.
• Mots de passe : stockés uniquement sous forme d’empreinte bcrypt. Verrouillage de 15 minutes après 5 échecs de connexion.
• Sessions : jeton d’accès de 15 minutes et jeton de rafraîchissement renouvelé à chaque usage, dans des cookies inaccessibles aux scripts. Seule l’empreinte du jeton de rafraîchissement est conservée ; la réutilisation d’un jeton déjà renouvelé révoque toute la session.
• Requêtes d’écriture : refusées si elles proviennent d’un autre site que l’application.
• Journal d’audit : toutes les écritures et les connexions sont tracées.

Double authentification

Lorsqu’elle est activée sur la plateforme, l’entrée « Double authentification » du menu de votre compte permet de protéger votre connexion par un code à six chiffres, en plus du mot de passe.

1. Scannez le QR code avec une application d’authentification (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy…).
2. Saisissez le code affiché par l’application pour confirmer.
3. Conservez les 8 codes de secours, à usage unique : ils servent si vous n’avez plus votre téléphone.

L’administrateur de la plateforme peut rendre la double authentification obligatoire pour les administrateurs d’entreprise.

Bonnes pratiques : un compte par personne, le rôle le plus restreint qui permet de travailler, et la désactivation du compte dès qu’un collaborateur quitte l’entreprise.

16. Installation technique

Cette section s’adresse aux développeurs et aux administrateurs système. Immo est une application Next.js adossée à PostgreSQL (via Prisma).

Prérequis

• Node.js 22 ou plus récent
• Docker (PostgreSQL est lancé dans un conteneur)

Installation en local

cp .env.example .env     # puis renseignez JWT_ACCESS_SECRET et le compte super-admin
npm install
npm run db:up            # démarre PostgreSQL (Docker)
npm run db:migrate       # applique les migrations
npm run db:seed          # charge les données de démonstration
npm run dev              # http://localhost:3040

Le fichier .env contient la connexion à la base (DATABASE_URL, DIRECT_URL), le secret de signature des jetons (JWT_ACCESS_SECRET, à générer avec openssl rand -base64 48), le compte super-administrateur (SUPER_ADMIN_EMAIL, SUPER_ADMIN_PASSWORD) et l’adresse publique du site (PUBLIC_APP_URL).

Rappels planifiés

Un passage quotidien envoie les rappels de fin d’essai et d’abonnement, le rapport hebdomadaire, les alertes de budget, les rappels d’échéance des véhicules et des permis et les relances automatiques de factures. Définissez CRON_SECRET dans .env, puis planifiez npm run reminders une fois par jour ; npm run reminders -- --dry-run affiche ce qui partirait sans rien envoyer. L’envoi des e-mails demande une configuration SMTP (variables SMTP_*). Le détail est dans le fichier README du projet.

Tests

npm test                 # tests unitaires (vitest)
npm run typecheck        # vérification TypeScript

Production

docker compose -f docker-compose.prod.yml up -d --build
docker compose -f docker-compose.prod.yml exec app npm run db:seed:prod

• Placez à côté du fichier Compose un .env avec POSTGRES_PASSWORD, JWT_ACCESS_SECRET, SUPER_ADMIN_EMAIL, SUPER_ADMIN_PASSWORD et PUBLIC_APP_URL.
• npm run db:seed:prod ne crée que le compte super-administrateur, sans données de démonstration. Il peut être relancé sans risque : un compte existant n’est pas modifié. Son mot de passe doit compter au moins 12 caractères.
• Le super-administrateur crée ensuite chaque entreprise et son premier administrateur depuis Plateforme → Entreprises.
• Renseignez PUBLIC_APP_URL avec l’adresse https définitive : elle sert aux liens canoniques, au plan du site et aux données structurées.